Czego ja chcę.

Potwierdza się kolejny raz o czym już nie raz myślałem. Praca na etacie odpowiada za 90% negatywnego zmęczenia. Ucząc swoje grupy teoretycznie powinienem się bardziej męczyć, ale nic z tych rzeczy. Kontakty z ludźmi wyglądają zupełnie inaczej. Relacje w pracy  wyglądają zupełnie inaczej od relacji z moimi klientami. To nie ilość upływającego czasu pracy jest wyznacznikiem zmęczenia (w przeciwnym razie bylibyśmy wieczorem wszyscy równo zmęczeni), ale sposób w jaki ten czas spędzam – to jasne. Także nie sam fakt, że „pracuję” jest męczący, ale jak traktuję tę pracę, jak się w niej czuję. Jeśli przez osiem godzin walczę ze stresem, z niejasnymi sytuacjami, z niespodziewanymi zwrotami niwelującymi w sekundzie długą pracę, to oczywiste jest, że po walce człowiek jest zmęczony. Wyczerpaniu ulegają rezerwy silnej woli, spada szybkość reakcji, wzrasta poziom stresu, organizm przełącza się na „awaryjny tryb”, w którym zasoby są wykorzystywane w rabunkowy sposób. Po zakończeniu walki ciało i umysł są znużone i wyczerpane, a jedna noc to za mało by odbudować się przed kolejną bitwą. Żadne pieniądze nie są warte pracy w takich warunkach, bo nie odkupimy za nie zdrowia. Z kolei w PE czas płynie zupełnie inaczej. Z każdą chwilą widać wyraźnie postęp, co dodaje skrzydeł. Utrzymuje się miła atmosfera, praca jest przerywana miłymi akcentami, co chwila znajdujemy coś, z czego można się cieszyć. Praca włożona w przygotowanie lekcji przynosi wspaniałe efekty. Ciało przełącza się w tryb kreatywnej euforii, która wyzwala endorfiny i dodaje skrzydeł, zasoby wykorzystywane są w efektywny sposób. Po takiej pracy czuję przyjemne uczucie zmęczenia i spełnienia, niczym po bieganiu. Perspektywa kolejnego dnia w takiej „pracy” to przyjemne uczucie oczekiwania i wyzwania. Odpoczynek po niej jest pełny i regenerujący.
W pierwszym przypadku nasuwa się pytanie: Ile pieniędzy musiałbym zarabiać by pracować w ten sposób i nie próbować niczego zmienić? Bardzo dużo. Na tyle dużo by móc odejść po kilku latach z zabezpieczoną przyszłością.
Drugi przypadek wymusza pytanie: Ile pieniędzy musiałbym zarabiać by móc oddać się tylko temu zajęciu, rozwijać się i cieszyć nim tak długo jak to możliwe? Niewiele. Tyle ile potrzeba by zapewnić byt i odłożyć sobie na emeryturę w długiej perspektywie.   Reszta to już nie jest kwestia Co? ale Jak?

Reklamy

GTD moje zapiski

Getting Things Done – David Allen

Poniżej znajduje się mój konspekt książki Getting Things Done. Zawiera on moim zdaniem najważniejsze informacje, metody i zasady tego wspaniałego systemu zarządzania sobą. Przepraszam za brak spójności tego tekstu. Czasami wyciągnąłem tylko myśl z całego podrozdziału, a innym razem streszczałem akapit po akapicie. Wybór jest całkowicie subiektywny.

Czym jest GTD?

Każdy z nas ma różne „tryby pracy” inaczej pracuje nasze ciało w firmie, w domu, w łóżku i podczas uprawiania sportu. Umiejętność przełączania się między tymi stanami (które są stanami hipotetycznymi) oszczędza czas i energię.

Każdy z nas przyjmuje na siebie zobowiązania. Względem samego siebie i względem innych. Zobowiązania te powinny być: Świadome, skończone (określony cel) oraz uchwycone w jakimś systemie któremu ufamy, poza naszą głową).

Dlatego pierwszym krokiem musi być podjęcie wyzwania: sprecyzować, czego od siebie dokładnie oczekuje? Jest to bardzo ważny punkt. Wszystko co robisz ma początek w twojej głowie, więc jeśli będzie byle porządnie przemyślane, będzie też porządnie zrobione.

Drugim punktem jest sprecyzowanie: jaka jest następna czynność, którą muszę wykonać w związku z tym? Dopiero potem wykonujemy to lub odkładamy do wykonania na później.

Stosując GTD dążymy do Mind like water – czyli stanu umysłu w harmonii, który wie dokładnie kiedy i jak mocno reagować. Wiele niepotrzebnego stresu wynika z tego, że nie reagujemy dostatecznie lub reagujemy zbyt mocno na niektóre rzeczy. W stanie skupienia powinniśmy reagować na rzeczy dokładnie tak jak tego oczekiwalibyśmy od siebie (w sam raz).

Wszystko przed sprecyzowaniem i opracowaniem jest masą – niezidentyfikowanym „czymś co nie pozwala się skupić” niczym komar koło ucha. Dopiero po opracowaniu tego, masa się staje projektem, planem, czynnością do wykonania. Nie da się zarządzać czasem, informacjami ani priorytetami. Dopiero czynność jest czymś czym można zarządzać. Dlatego tak ważne jest określenie NASTĘPNEJ CZYNNOŚCI.

Odwrotna kolejność. Mimo że wydaje nam się, że najlepiej zacząć od rzeczy najważniejszych i najbardziej doniosłych, to tak naprawdę najlepsze wyniki osiągniemy zaczynając od spraw najbardziej przyziemnych. Dzieje się tak dlatego, że to przyziemne sprawy blokują kreatywność. Uwolnieni od nich wykonamy o wiele lepiej najważniejsze rzeczy, a przecież o to chodzi.

Mając zdefiniowane czynności, nasuwają się dwie płaszczyzny, w których kontrolujemy swoje poczynania. W płaszczyźnie poziomej mamy do czynienia z wszystkimi „następnymi czynnościami” z różnych projektów, które mamy do wykonania. Najlepiej jest mieć możliwość sortowania ich według kontekstu, długości trwania itp. W płaszczyźnie pionowej śledzimy i kontrolujemy postęp pracy w pojedynczych projektach, co jakiś czas przeglądając i dostosowując je do zmieniających sie warunków.

Cały proces zawiera pięć oddzielnych etapów, czyli:

  1. zbieranie,
  2. przetwarzanie,
  3. organizacja,
  4. przeglądanie,
  5. wykonanie.

Ważnym jest by oddzielić te etapy od siebie, tak by nie nakładały się jeden na drugi, oraz by w każdej chwili dokładanie wiedzieć co robić. Pomaga to ustawić się w odpowiedni „tryb”, dobre wytrenowanie każdego z trybów oraz upewnić się, że niczego nie ominiemy (każdy z tych etapów ma początek i koniec).

Można mieć kilka narzędzi zbierających, czyli ‚skrzynek podawczych’. Ważne jest jednak by mieć je zdefiniowane, tak by na bieżąco je opróżniać i nie zapomnieć o żadnej z nich.

Nawet powinno się ich mieć więcej, ponieważ każda otwarta pętla powinna się w którymś znaleźć, a pętle mogą być różnego rodzaju (zapis elektroniczny, notatka, todo, e-mail, rachunek ze sklepu, itd). Idea jest taka, że co jest w skrzynce podawczej, tego nie ma w głowie, a o to nam chodzi. Z drugiej strony nie warto mieć zbyt wiele inboxów.

Skrzynki podawcze należy regularnie opróżniać. Tylko wtedy mają sens.

Skrzynki podawcze opróżniamy zawsze w ten sam sposób – element po elemencie. Czyli nie zabieramy się za następny dopóki nie skończymy poprzedniego. Skończyć to znaczy „przetworzyć” z masy w: cel, etapy i konkretną następną czynność.

Szczegółowo wygląda to tak:

  • Czy to wymaga działania?
  • jeśli nie to:
    •  jest to śmieć
    •  nie wymaga teraz, ale może później
    •  jest to potencjalnie przydatne info
  • jeśli tak to:
    •  czy masz w związku z tym jakiś cel?
    •  jaka jest kolejne działanie
      • jeśli masz kolejne działanie to:
        •  zrób teraz, jeśli zajmie mniej niż 2 minuty
        •  deleguj
        •  zaplanuj i odłóż

Elementy w skrzynkach dzielone wg tego diagramu trafiają do jednej z ośmiu kategorii (na oryginalnym diagramie):

  • śmieci
  • może kiedyś
  • reference
  • następne czynności (todo)
  • kalendarz
  • czekam
  • projekty
  • plany projektów

Projektem jest wszystko co wymaga więcej niż jednego kroku. To listę projektów należy najbardziej dokładnie przeglądać. Projektów się nie wykonuje, ale wykonuje się powiązane z nimi czynności (konkretne kroki).

Czynności do wykonania dzielimy na dwie kategorie:

  •  do wykonania w najbliższym możliwym terminie

idą do todo, jeśli jest ich dużo można je dalej kategoryzować, ale trzeba uważać, żeby nie przesadzać ze stopniem skomplikowania. Najlepiej w kategorii od razu uchwycić kontekst, który potem pomoże w decyzji co wykonać w danej chwili.

  •  do wykonania o określonym terminie

idą do kalendarza. Wśród tych w kalendarzu mogą być czynności do wykonania o określonym czasie w określonym dniu lub tylko w określonym dniu, a także info, które może się przydać w danym dniu.

Przeglądanie

Przeglądanie jest bardzo istotne. Zapisanie ważnego przypomnienia to jedno, ale sięgnięcie do niego w chwili kiedy jest ono istotne to drugie. Przeglądanie jest niezbędne jeśli system ma w ogóle działać. Tygodniowy przegląd wszystkich otwartych pętli sprawia, że odzyskujemy spokój ducha. Taki przegląd powinien zawierać:

  • zebranie i przetworzenie wszelkiej „masy”
  • przegląd systemu
  • uaktualnienie list
  • oczyszczenie i sprawienie, że wszystko będzie na bieżąco.

Coś na kształt domykania wszystkiego, jakie się robi przed wakacjami, ale nie raz na rok, ale raz na tydzień.

Co robić teraz.

Najważniejszą funkcją całego GTD jest odpowiedź na to pytanie. GTD nie robi tego za nas, ale dzięki wszystkim procesom GTD, możemy łatwiej i szybciej decydować co jest najważniejsze teraz.

David proponuje trzy systemy określania „co teraz?”

1. Model czterech kryteriów

  1. Kontekst (praca, dom, komputer, zakupy)
  2. Dostępny czas
  3. Dostępna energia
  4. Priorytet

2. Potrójny model oceniania codziennej pracy

Czynności jakie wykonujemy możemy podzielić na trzy kategorie:

  • praca zdefiniowana
  • praca (w miarę pojawiania się)
  • definiowanie pracy (opróżnianie inboksów, które powinno być pierwszym zadaniem)

3. Sześciopoziomowy model przeglądu swojej pracy:

By wyznaczać priorytety, musisz wiedzieć gdzie dążysz dlatego powinieneś przyglądać się swemu życiu z perspektywy:

10 000 metrów – Życie

6 000 metrów –   perspektywa 3-5 lat

3 000 metrów –   perspektywa 1-2 lat

1 000 metrów –   obszary odpowiedzialności

500 metrów –   bieżące projekty

pas startowy –     bieżące działania

Wysokości są arbitralne i mogą się zmieniać w zależności od indywidualnych preferencji.

Poziom od którego zaczynamy jest dowolny, możemy zacząć od weryfikacji pojedynczej czynności, pnąc się w górę, lub zacząć od pryncypiów i schodzić w dół. Zalecany jednak jest kierunek z dołu do góry, ponieważ pozwala „oczyścić umysł” z przyziemnych rzeczy zanim zabierzemy się za pryncypia.

Zaczynamy od pasa startowego – najpierw upewniamy się, że wszystkie kolejne czynności przewidziane na ten dzień są wykonane,

500 metrów – przeglądasz bieżące projekty, czy ich lista jest aktualna?

1 000 m. – jakie są role, w które się wcielasz w domu i pracy? Przy okazji zrób checklistę – obszary na których chcę się skupić – czy to naprawdę wszystkie obszary twojej odpowiedzialności? Jak sobie w nich radzisz, czy potrzeba więcej projektów?

3 000 m. – Wykorzystując obszary odpowiedzialności – jak będą lub chcesz by wyglądały za 1-2 lata? Czy idą we WŁAŚCIWYM dla ciebie kierunku?

6 000 m. – Gdzie zmierzasz? Czy rzeczy które robisz prowadzą, cię w perspektywie 3-5 lat do pożądanych rezultatów?

10 000 m. – po co chodzisz po ziemi?

Model planowania naturalnego

Mózg naturalnie przechodzi przez następujące fazy planowania:

  1. Definiowanie celów i zasad
  2. Wizja wyników
  3. Burza mózgu
  4. Organizowanie
  5. Identyfikacja kolejnych działań

Często jesteśmy zmuszani do planowania odwrotnego: biznesplan jest tego przykładem. Wymaga się od nas przedstawienia od razu planu działania. Jest to porządek odwrotny od naturalnego.

1 Definiowanie celów i zasad –

fundamentalne pytanie „dlaczego?” , które daje nam jasną wizję celu i tym samym odpowiedź na wiele pytań, które pojawią się potem.

Cel daje nam również motywację do działania.

Pozwala się skupić.

Zwiększa ilość opcji

2 Wizja wyników – czyli znana nam wizualizacja –

potężne narzędzie do rozmowy ze sobą.

3 Burza mózgu –

w tym etapie bardzo ważne jest odpowiednie i kompletne rejestrowanie wszystkich pomysłów, najlepiej za pomocą jakiegoś narzędzia, np. Mapy mózgu, lub listy

4 Organizowanie

Gdy wszystko mamy „z głowy”, ale przed oczami (na papierze lub ekranie). Organizacja całego planu jest czystą formalnością. Klocki same wskakują na właściwe miejsca.

5 Identyfikacja kolejnych działań

Tyle ile plan posiada wątków, tyle razy musimy zdecydować jakie jest kolejne działanie, które ruszy dany wątek do przodu. Jeśli kolejny krok należy do kogoś innego to umieszczamy to na liście rzeczy do monitorowania (waiting for).

Implementacja:

Implementując GTD bądź sprytny, wykorzystuj tricki, którymi sam siebie wkręcasz w robienie rzeczy pożytecznych. Np. takim trickiem jest przygotowanie wszystkich rzeczy do pisania, tak jakbyś miał mnóstwo pomysłów i rozpoczęcie pisania, a pomysły same przyjdą.

Musisz mieć miejsce przeznaczone do pracy nad pracą, czyli GTD. Miejsce z dostępem do skrzynek podawczych i wszystkich narzędzi, których zdecydowałeś się używać.

Nie oszczędzaj na przyrządach i pomocach biurowych, takich jak teczki, spinacze, zszywacze, markery, karteczki. Czasami wielka idea może zostać zapomniana z najbardziej prozaicznych powodów. Nie pozwól na to.

Pamiętaj, że na etapie wkładania do skrzynki podawczej nie rozróżniamy rzeczy na mniej i bardziej ważne, a tylko na takie, które mają potencjał rezydowania w naszej głowie i nie. Te pierwsze idą do skrzynki, te drugie idą do kosza, o ile nie należą do jednej z czterech kategorii:

  •  materiały potrzebne do pracy,
  •  materiały informacyjne
  •  dekoracje
  •  sprzęt i narzędzie

Resztę wkładamy do skrzynki podawczej. Dodatkowo musimy zdać sobie sprawę z tego, że wiele spraw rezyduje tylko w głowie, więc musimy zrobić także „czyszczenie pamięci podręcznej” przenosząc rzeczy do zrobienia na kartki papieru.

Po zebraniu wszystkiego w skrzynce podawczej, natychmiast zabieramy się do jej opróżnienia, co nie oznacza wykonania wszystkich zebranych tam czynności/problemów, a:

  • wyrzucenie wszystkiego czego nie potrzebujemy,
  • wykonanie wszystkiego co zajmie nam mniej niż dwie minuty,
  • delegacja wszystkiego, co ma być delegowane
  • wdrożenie w system przypomnień wszystkiego co trwa więcej niż dwie minuty,
  • identyfikacja wszelkich większych zobowiązań

Przetwarzając pamiętaj:

  • przetwarzasz za koleją element po elemencie, LIFO bądź FIFO, sam decydujesz.
  • przetwarzasz jeden element na raz,
  • nigdy nie wkładasz niczego z powrotem do skrzynki podawczej.

Kluczowym pytaniem przy przetwarzaniu rzeczy jest: Jaka jest kolejna czynność, która popchnie daną sprawę do przodu? Jeśli takiej czynności nie ma to mamy do czynienia z:

  • śmieciem,
  • czymś co potrzebuje „uśpienia”, wprowadź w system z odpowiednią datą,
  • informacją powiązaną z inną sprawę, wprowadź w swój system kolekcjonowania informacji.

Kolejna akcja musi być konkretną fizyczną czynnością, możliwą do wykonania, ze sprecyzowanym wynikiem. Jeśli znasz już konkretną czynność możesz:

  • wykonać (jeśli zajmie mniej niż dwie minuty),
  • odłożyć (wprowadzić w system),
  • delegować (zlecić komuś innemu).

Kolejnym polem zainteresowania GTD są właśnie rzeczy wprowadzone w system. Dobrze jest mieć je usystematyzowane, by wiedzieć z czym się ma do czynienia. Najprostszy podział to:

  • jednorazowe czynności,
  • projekty (wszystko co wymaga więcej niż jednego kroku).

Istnieje siedem podstawowych typów rzeczy, które wymagają twojej uwagi:

  • Lista projektów,
  • materiały pomocnicze projektów,
  • działania i informacje w kalendarzu,
  • lista „następnych działań”,
  • lista „czekam na”,
  • materiały pomocnicze,
  • lista „może/kiedy indziej”.

Bardzo istotnym jest, żeby kategorie te miały w twoim GTD ostre i wyraźne granice. Jeśli włożymy coś do złej kategorii, dwie kategorie skrzyżują się ze sobą i staną się bezużyteczne jako kategorie.

Pisząc o „liście” mamy na myśli jakąkolwiek listę, w postaci luźnych kartek, listy na jednej kartce, bądź kategorii w jakimś programie komputerowym.

Działania, które muszą być wykonane danego dnia, dobrze jest wprowadzić w kalendarzu. Bardzo ważne jest, żeby oprzeć się pokusie wpisywania do kalendarza rzeczy, które „dobrze byłoby” zrobić tego dnia. Kalendarz powinien zostać listą rzeczy, których nie da się odłożyć w czasie, w ten sposób będziemy mieli miejsce, w którym łatwo sprawdzimy, czy cos bardzo ważnego da się zaplanować na dany dzień w przyszłości.

Reszta działań to zwykle działania do zrobienia „tak szybko jak to możliwe”. Tych działań zwykle jest bardzo dużo i zwykle bardzo dobrze jest je oznaczyć odpowiednimi kontekstami wg dostępnych narzędzi, miejsc i ludzi. Przykładowa lista kontekstów to:

  • telefony do wykonania
  • przy komputerze
  • sprawunki
  • w biurze
  • w domu
  • agendy (dla ludzi i spotkań)
  • czytaj, przejrzyj

re: agendy – agenda to lista spraw do załatwienia na danym spotkaniu lub z danymi ludźmi. Można stworzyć np. osobną listę rzeczy (lub zadanie z listą rzeczy) o nazwie „Janek” i tam wpisywać wszystko do załatwienia z Jankiem. Lista „Janek” nie musi być dostępna podczas spotkania z Jankiem, wystarczy, że będziemy świadomi o czym konkretnie z Jankiem chcemy porozmawiać.

Projekty

Lista projektów, czyli zadań wymagających więcej niż jednego działania jest bardzo ważnym elementem GTD. Nie chodzi tutaj o priorytetyzowanie ani szczegółowe rozbicie priorytetów na części pierwsze – te zadania są przejmowane przez inne elementy GTD. Lista projektów ma tylko utrzymywać świadomość bieżących projektów. Listy projektów mogą przybierać dowolną formę, która zapewni indywidualnie dopasowane spełnienie swej roli – utrzymywanie bieżącego przeglądu projektów.

Można ją podzielić na zawodowe/osobiste własne/delegowane podlisty projektów tego samego typu.

Podprojekty, czyli projekty będące częściami projektów, mogą także wchodzić w skład tej listy, ale wtedy taka lista powinna mieć funkcjonalność poziomego i pionowego sortowania elementów, jak również ukrywania podprojektów, tak by w każdej chwili można było wrócić do podstawowego widoku i zadania tej listy – przeglądu projektów.

Materiały wspomagające projekty.

Zaliczymy tutaj wszelkie materiały związane z projektami, wspomagające myślenie i utrzymujące niezbędne info powiązane z projektami. Częstym błędem jest traktowanie teczki z materiałami wspomagającymi jako elementu przypominającego o projekcie (brak zdefiniowanej i aktualizowanej listy konkretnych kolejnych czynności).

Myślenie ad hoc.

Bardzo dużą zaletą GTD jest możliwość uwolnienia umysłu ze sztywnych ram czasowych narzuconych przez chronologię projektów. Często na początku jakiegoś projektu wpada nam do głowy genialny pomysł, który musi poczekać na implementacje do końcowej fazy. Wystarczy pomysł ten dodać do materiałów wspomagających projekt, lub jako kolejną czynność do zrobienia w odpowiednim miejscu w sekwencji czynności (bardziej konkretne działanie) , lub jako notatkę przyczepioną do projektu w programie komputerowym, lista możliwości jest długa.

Organizowanie elementów bez działań

Częstym błędem systemów zarządzania osobistego jest mieszanie elementów zawierających konkretne działania z elementami, które takich działań za sobą nie pociągają. Generalnie elementy bez działań dzielą się na dwie kategorie – materiały powiązane oraz elementy przypominające o czymś co nie wymaga działania teraz, ale mogą wymagać w późniejszym czasie.

Materiały powiązane stanowią znakomitą większość tego co przechodzi przez twoje ręce. Niestety większość ludzi nie dokonuje rozróżnienia na materiały powiązane i konkretne działania. Kluczowym elementem tutaj jest decyzja, z czym mamy do czynienia. Kwalifikacja elementu do materiałów powiązanych zwiększa naszą bibliotekę rzeczy przydatnych, acz nie wymagających żadnego działania. Dobrze zorganizowana biblioteka może przybrać naprawdę duże rozmiary bez konieczności psychicznego obciążania jej właściciela. Najczęściej każdy z nas posiada takie biblioteki w kilku formach (cyfrowa, papierowa, muzyczna, itp.). Do najbardziej efektywnych i odpowiadających większości ludzi można zaliczyć:

  • zbiory sortowane alfanumerycznie wg ogólnych tematów w formie papierowej bądź elektronicznej,
  • sortowane wewnątrz większych kategorii,
  • systemy bazodanowe i teleadresowe,
  • osobiste biblioteki i archiwa
  • listy może/kiedyś, które mogą zawierać takie rzeczy jak:
    • rzeczy do kupienia, zbudowania w domu
    • hobby, które chciałbyś mieć
    • umiejętności do nauczenia
    • cytaty do przemyślenia
    • ubrania, gadżety do kupienia
    • wycieczki
    • organizacje, do których chesz należeć
    • projekty non-profit, do których chcesz się przyczynić
    • rzeczy do zrobienia i zobaczenia
      • możliwe kategorie wewnątrz takiej listy to:
      • jedzenie – przepisy, restauracje
      • dzieci – rzeczy do zrobienia z nimi
      • książki do przeczytania
      • płyty do kupienia
      • filmy do obejrzenia
      • wydarzenia kulturalne
      • pomysły na prezenty
      • pomysły na ogród
      • strony internetowe do przejrzenia
      • wycieczki weekendowe
      • pomysły na spotkania z ludźmi
      • pomysły na imprezy

Czasami można się zetknąć z podobnym do listy może/kiedyś systemem zwanym „trzymaj i przeglądaj”, który przybiera formę jakiegoś fizycznego miejsca, w którym zbierają się rzeczy, „które mogą się przydać”. Regułą jest, że takie miejsce przeradza się prędzej czy później w „mydło i powidło”, rozrastając się do monstrualnych rozmiarów. Nie rekomenduję takiego sposobu magazynowania rzeczy.

Używanie kalendarza do przyszłych wydarzeń

Kalendarz jest bardzo przydatnym narzędziem, jeśli chodzi o zarządzanie elementami ściśle powiązanymi z konkretnymi datami. W kalendarzu można umieszczać między innymi:

– sygnały do startu projektów

– wydarzenia, w których możesz chcieć uczestniczyć

– katalizatory decyzji

Używanie terminarza w formie 3D

Ciekawym sposobem jest zaimplementowanie systemu w formie „tickler file”, czyli pudełka z karteczkami oznaczonymi od 1 do 12 oraz od 1 do 31, które reprezentują najbliższe 12 miesięcy i 31 dni.

Checklisty – kreatywne przypomnienia

Ogólny obszar, po którym poruszamy się w życiu, można podzielić na kategorie, które mogą być podzielone na podkategorie itd., Czasami stajemy przed problemami, które są dla nas nowe, i wymagają poświęcenia więcej uwagi niż rzeczy, które robimy od jakiegoś czasu. Takie obszary odpowiedzialności wymagają pilnowania, czy nie zapomnimy o czymś ważnym (np. procedury podatkowe w nowej firmie). Checklisty są wymarzonym narzędziem do tego typu zadań.

Checklisty także mogą pomóc nam utrzymać odpowiedni kurs w życiu, zrobić zakupy, spakować się na wyjazd, objąć wzrokiem wszystkie dziedziny rozwoju twojej firmy itd. Tworzenie i przeglądanie checklist jest tak istotne jak list zadań.

Przeglądy – utrzymywanie funkcjonalności systemu

Cały system GTD opiera się na reprezentacji „płynnej rzeczywistości zobowiązań” w statycznym systemie, którym łatwo zarządzać. Cała trudność polega na utrzymywaniu aktualności tego systemu, tak byśmy mogli zaufać, że  zadania danego projektu w nim zawarte to wszystkie potrzebne i tylko potrzebne zadania. W wirze spraw codziennych zadania się zmieniają. Czasami zadanie „wykonuje się samo”, albo traci aktualność bez naszej ingerencji. Dlatego ważne jest przeglądanie i ciągle uaktualnianie całego naszego GTD, tak byśmy mogli zobaczyć rzeczy, które powinniśmy robić dokładnie w chwili, w której powinniśmy je zrobić.

Przegląd rozpoczynamy od kalendarza, jako że tam znajdują się rzeczy, których nie da się przełożyć w żaden sposób. Mając uaktualniony kalendarz wiemy, że bloki wolnego czasu, są rzeczywiście do naszej dyspozycji.

Po kalendarzu przechodzimy do listy kolejnych czynności, które najlepiej przeglądać w danym kontekście (w biurze przeglądać sprawy do załatwienia w biurze, a w domu sprawy powiązane z domem).

Niezależenie od krótkich kontekstowych przeglądów, rzeczą o fundamentalnym znaczeniu jest tygodniowy przegląd całego systemu z większej perspektywy. Podczas tygodniowego przeglądu przechodzimy przez wszystkie fazy przepływu pracy, opisane na początku książki. W szczególności zadbaj o następujące rzeczy:

  • luźne notatki
  • wydarzenia w kalendarzu z zeszłego tygodnia
  • oczyszczenie głowy (można użyć listy starterów)
  • przegląd projektów
  • przegląd kolejnych czynności
  • przegląd zadań uśpionych
  • przegląd checklist
  • przegląd listy może/kiedyś
  • przegląd zadań w toku
  • bądź kreatywny i odważny

Tygodniowy przegląd najlepiej zrobić w piątek popołudniu, ponieważ wtedy sprawy całego tygodnia wciąż są na świeżo w głowie. Przegląd powinien trwać około dwóch godzin i powinniśmy zawsze pamiętać jak bardzo te dwie godziny są kluczowe, jeśli chcemy osiągnąć efektywność, która pozwoli nam oszczędzić o wiele więcej czasu.

„The most senior and savvy of them,

however, know the value of sacrificing the seemingly

urgent for the truly important”

Więcej planowania

Regułą jest, że im więcej uwagi i czasu poświęcisz na planowanie, tym mniej czasu i wysiłku będziesz zmuszony poświęcić na wykonanie zadania. Niemal wszyscy mają dostęp do prostych narzędzi wspomagających planowanie, ale niewiele osób poświęca swój czas i wysiłek. Prawdopodobnie ludzie są zniechęceni aktualnym stanem rzeczy, który wynika z braku planowania i nie wierzą w poprawę sytuacji. Wielu uważa planowanie za proces trudny i żmudny. Istnieje jednak szereg sposobów by planowanie wspomagać.

Projekty wymagające planowania można podzielić wg stopnia skomplikowania na takie, których następne działania nasuwają się same i wystarczy je tylko uporządkować i umieścić we właściwym miejscu w systemie, oraz takie, których planowanie wymaga bardziej skomplikowanego procesu, takiego proces planowania naturalnego.

Typowy proces planowania będzie zawierał:

1 Definiowanie celów i zasad

2 Wizja wyników

3 Burza mózgu

4 Organizowanie

5 Identyfikacja kolejnych działań

Poza systemem planowania, musimy mieć zawsze możliwość zapisywania przypadkowych pomysłów, które mogą się pojawiać w najmniej oczekiwanych momentach. Zdobądź narzędzia, które będą dla ciebie najbardziej wygodne. Czasami sprawienie sobie naprawdę ładnego notesu/smartphona/organizera sprawia, że aż chce się pisać, a wtedy pomysły same wychodzą z głowy!

Kluczowe zasady

Nawyk zbierania i przetwarzania informacji.

Gdziekolwiek jesteś i z kimkolwiek rozmawiasz, zawsze słuchaj siebie. Jeśli ludzie naokoło przekonają się, że nigdy nie rzucasz słów na wiatr i zawsze wracasz do poruszonego tematu, zaczną ci ufać. Zbieranie informacji oznacza także, że obmyślasz rzeczy, zamiast próbując je ciągle spamiętać.

Odbudowanie zaufania do samego siebie jest jeszcze ważniejsze. Jeśli twój system GTD będzie naprawdę działał, będziesz wiedział, że raz zdefiniowane działanie będzie wykonane. To da ci poczucie mocy i pewności siebie. Sprawi, że będziesz śmielej podejmował wyzwania i sprawniej je przetwarzał. Zniknie poczucie zawodu, jakim obarczamy ciągle samych siebie. Ze zobowiązaniami już podjętym możemy poradzić sobie tylko na trzy sposoby:

– wykonać je

– porzucić

– renegocjować

Następne działanie to kolejna zasada, o której powinniśmy pamiętać zawsze i wszędzie. Porzucone elementy system, bez określonego kolejnego dziania będą straszyć tak długo, aż staną się palącymi problemami. Definiowanie kolejnego zadania powinno wejść w krew i nawyk. Dzięki definiowaniu każdego kolejnego małego działania unikamy również odkładania wykonania całego projektu. Zamiast porażającej masy tajemniczych procedur, mamy kilka prostych działań w naszym zasięgu.

Inną ważną zasadą jaką pomaga zaimplementować GTD jest zadaniowe myślenie. Generalnie należy przyjąć, że w życiu istnieją tylko dwa rodzaje problemów: 1- wiesz czego chcesz i nie wiesz jak to dostać. 2- nie wiesz czego chcesz. Rozwiązaniem tych problemów jest dowiedzenie się czego się chce i jak tego dokonać.

 

Prywatne prawa autorskie

Ideami dobrze jest się dzielić. Z kimkolwiek. Gdyby Steve Jobs nie dzielił się swymi ideami z innymi, gdyby czekał, aż będą idealne i skończone, niczego nie osiągnąłby. Idee rodzą się w głowach poszczególnych osób, ale żyją pomiędzy ludźmi. Wystawione na działanie lustra innych jaźni nagle wyglądają inaczej dla nas samych, stają się bardziej realne i namacalne. Nie chodzi tu tylko o zwykłą reakcję, ani tym bardziej o akceptacje, chodzi o to, jak moje pomysły brzmią wypowiedziane do innych osób. Nie bójmy się przy tym, że nam ktoś ukradnie idee, ponieważ wbrew temu co próbuje nam się dzisiaj wmawiać, idee nie są niczyją własnością. Jak powiedział Benjamin Tucker: „Jeśli chcesz by idee były twoją własnością – zachowaj je dla siebie”, ale wtedy nie oczekuj, że przyniosą ci jakikolwiek pożytek.