GTD w praktyce

Poniżej przedstawiam opis czterech aplikacji mniej lub bardziej przystosowanych do implementacji GTD. Używałem wszystkich z niżej wymienionych aplikacji (oraz kilku innych, które moim zdaniem nie są tak dobre jak niżej wymienione) wystarczająco długo by móc coś o nich napisać. Podany tutaj linki do aplikacji Nozbe, j Toodledo oraz Dropbox są linkami afiliacyjnymi, oznacza to, że jeśli z któregoś z nich skorzystasz i ściągniesz aplikację to mogę w przyszłości otrzymać z tego tytułu jakieś korzyści. Nie wpłynęło to w żaden sposób na tekst. Używam (lub używałem) tych aplikacji na co dzień i wszelkie opinie tutaj przedstawione są szczere choć całkowicie subiektywne. Piszę tylko z mojej perspektywy, czyli kogoś kto w smartphonie ma Androida, a stacjonarnie najczęściej korzysta z Windowsa. Jeśli więc jesteś zwolennikiem jabłuszek dwa z opisywanych poniżej programów w ogóle są dla ciebie niedostępne. Kolejność przedstawienia aplikacji ma znaczenie, ale nie traktuję tego jako rankingu, ponieważ każda z tych aplikacji jest zupełnie inna, występuje na inne platformy i może służyć do czegoś innego.

1 ToDoList

listytodo_ToDoList_screen

Jest to aplikacja z której korzystam najdłużej i jednocześnie której wszystkich opcji do dzisiaj nie ogarniam. Jest to spowodowane tym, że ToDoList to potężne narzędzie. Wykorzystywanie jej do GTD jest niczym poranna przejażdżka po mleko Hummerem.
Właściwie to nie ma funkcjonalności której ta aplikacja nie ma. Wymienię tylko te, których najbardziej mi brak w innych próbowanych programach tego typu:
– komentarze z pełnym formatowaniem tekstu
– wielostopniowe zagnieżdżanie zadań (podzadanie podzadania podzadania)
– możliwość śledzenia czasu, kosztów i procentu wykonania
– możliwość właściwie dowolnego konfigurowania wyglądu, kolumn, dostępnych opcji
– możliwość linkowania do zadań wewnątrz komentarzy innych zadań (bardzo przydatne)
Wielość funkcji i elastyczność ToDoList sprawia, że stosunkowo łatwiej niż w innych aplikacjach jest narobić sobie bałaganu. Wymaga więc większej samodyscypliny, dokładniejszych przeglądów tygodniowych. Jednak ten dodatkowy trud zwraca się z nawiązką.
Kilka razy przez problemy z synchronizacją zgubiłem plik .ini, w którym zapisane są wszystkie ustawienia. Odtworzenie ich jest dosyć kłopotliwe.
Jednak kiedy już wszystko poustawiasz i spersonalizujesz, ToDoList pokaże swoją moc. Używam tego programu od ponad pięciu lat i chociaż jeśli chodzi o prywatne sprawy, to kilka razy przesiadałem się na inne programy to w pracy nie wyobrażam sobie funkcjonowania bez niego. Jak już pisałem ToDoList nie jest zwykłym narzędziem GTD. Dla mnie jest to baza wszelkich informacji o tym co kiedykolwiek robiłem. Dzięki temu w ciągu kilku sekund (program jest bardzo szybki, reaguje natychmiast na każde kliknięcie) mam dostępne informacje o dowolnej sprawie, której poświęciłem choćby kilka minut w dowolnym okresie używania tego programu. Osiągnąłem to dzięki wykształceniu nawyku robieniu w komentarzach krótkich, opatrzonych datą (skrót klawiaturowy ctrl+d) notatek ze większości mojej aktywności w firmie. Jest to użycie daleko wykraczające poza GTD.
Aplikacja jest oparta na licencji Eclipse, czyli jest całkowicie darmowa, co z jednej strony jest oczywiście dużym atutem, a z drugiej oznacza, że nie ma komercyjnego wsparcia (co mi jednak specjalnie nie przeszkadza).
Teraz trochę o wadach. Trochę niewygodny jest fakt, że wszystko jest przechowywane lokalnie w pliku, nie ma żadnego interfejsu web, nie ma żadnej dedykowanej drogi synchronizacji na różnych komputerach (aczkolwiek bez problemu można sobie z tym poradzić np za pomocą Dropboxa, Googledrive, TeamDrive itp). Problemem jest także wciąż brak porządnej aplikacji na Androida. Co prawda jest rozwijany taki projekt, ale choć wygląda to bardzo obiecująco to na dzisiaj jeszcze ma dużo ograniczeń w stosunku do wersji na Windows. Do tego dochodzi dosyć kłopotliwa synchronizacja plików pomiędzy Windowsem a Androidem (tutaj również może przyjść nam w sukurs Dropbox, ale z dodatkiem, umożliwiającym synchronizację plików, ponieważ natywny Dropbox na androidzie synchronizuje tylko listę plików, a dane pliki tylko w razie potrzeby). Poza tym ToDoList podobno dobrze uruchamia się pod Wine na Linuksie. Nic mi nie wiadomo o wersjach na Maca lub iPhone. To wszystko znacznie ogranicza zakres potencjalnych użytkowników.
Brak internetowej platformy powoduje także utrudnioną współpracę na jednej liście pomiędzy osobami na komputerach poza siecią LAN (wewnątrz LAN działa to dobrze). Znowu – jest to problem do obejścia, jednak zbyt dużo tych obejść i nietypowych rozwiązań powoduje, że chwilami poświęcam programowi więcej czasu niż bym chciał.
Podsumowując ToDoList znalazła u mnie swoje zastosowanie dla którego nie ma na razie na horyzoncie żadnego konkurenta. Jednak nie jest to typowe rozwiązanie GTD i jest ograniczone tylko do miejsca mojej pracy plus sporadyczna możliwość włączenia programu pod Windowsem w domu lub na wakacjach (niestety czasami trzeba).

2 Nozbe

listytodo_Nozbe_screen
Nozbe jest aplikacją z polskim paszportem, co merytorycznie niczego nie wnosi, jednak miło że tak jest. Przy okazji polecam magazyn Productive! tworzony przez tą samą osobę –  Michała Śliwińskiego.
Przeniosłem się na Nozbe dwa miesiące temu, a dowiedziałem się o niej z bloga Michała Szafrańskiego . Aplikacja oferuje darmową wersję ograniczoną do pięciu projektów, czyli faktycznie tylko do włączenia i sprawdzenia jak to wygląda bo jakakolwiek efektywność przy pięciu projektach jest nieosiągalna. Na szczęście można też bezpłatnie spróbować pełnej wersji, z czego skorzystałem i oto moje wrażenia:
Prostota = Efektywność. Nie wiem jakim cudem, ale wszystko co przeszkadzało mi w innych programach tego typu, tutaj jest atutem. Weźmy na przykład brak możliwości ustawiania priorytetów (w Toodledo utyskiwałem na ich zbyt małą liczbę). W Nozbe jest tylko możliwość dodania gwiazdki, która powoduje automatyczne przeniesienie zadania do listy „next actions”, i okazało się, że to w zupełności wystarcza! W Toodledo przeszkadzało mi to, że zadania mogłem zagłębić tylko o jeden poziom, w Nozbe nie ma w ogóle zagnieżdżenia i to jest też OK. Moim zdaniem o niesamowitej funkcjonalności Nozbe decydują dwie rzeczy: Prostota oraz wierna implementacja GTD. W Nozbe coś jest albo projektem albo zadaniem i nie ma zadań bez projektów. Brak podzadań sprawia, że jestem zmuszony ustalać kolejność zadań w ramach projektu, nie obawiając się, że projekt przerodzi się w drzewo, którego potem nie opanuję. Świetnym rozwiązaniem jest widok kalendarza i dobrze działająca integracja z kalendarzem Google. Zadania z powtórzeniami w kalendarzu pojawiają się rzeczywiście codziennie, a nie jak w niektórych przypadkach gdzie brane pod uwagę jest tylko pierwsze wystąpienie.
Nozbe jest dostępny w wersjach na wszystkie popularne platformy, z automatyczną synchronizacją, co jest w przypadku komercyjnej aplikacji standardem. Korzystam z trzech wersji. W domu mam zainstalowaną wersję na Windows, w smarftonie Android, a jeśli muszę zalogować się w pracy to robię to przez www. Prostota programu sprawia, że od początku nie miałem żadnego problemu z przełączaniem się pomiędzy platformami, tym bardziej że wersja przeglądarkowa i Windows są niemal identyczne.
Od niedawna do korzystania z Nozbe nakłoniłem Mariolę. Mam dzięki temu nadzieję, że współpraca nad wspólnymi projektami będzie teraz wyglądać lepiej. Z wszystkich z którymi do tej pory się zetknąłem, jest to jedyna aplikacja do GTD, którą można bez problemu w 20 minut przedstawić komuś, kto o GTD jeszcze nie słyszał. Już następnego dnia po zainstalowaniu Marioli Nozbe, dostałem od niej zaproszenie do wspólnego projetku i delegowane mi zadań (oj, czy to był aby na pewno dobry pomysł 😉
Nozbe co prawda posiada ograniczone możliwości formatowania komentarzy w zadaniach. Za to ma inne bardzo proste i użyteczne rozwiązanie: Możliwość tworzenia wielu komentarzy z opatrzonymi datami ich utworzenia (coś co osiągam w ToDoList) oraz komentarze różnego typu (pliki, linki, zdjęcia) – do tego Nozbe dla płacących udostępnia 1GB przestrzeni na pliki. Trochę mi tutaj brakuje możliwości samodzielnego decydowania o kolejności komentarzy.
Przydałoby się też więcej opcji odnośnie przypomnień. Zazwyczaj aplikacje tego typu oferują takie opcje jak czas przypomnienia, dzwonek, drzemka. W Nozbe możemy tylko wszystko włączyć lub wyłączyć.
Chociaż we wszystkich przerabianych wcześniej przeze mnie programach była możliwość tworzenia i korzystania z kontekstów – dopiero w Nozbe zaczęło to u mnie działać. Znowu dzięki prostocie całego programu okazało się, że przycisk filtrowania jest bardzo pod ręką.
W Nozbe mam mniej do zrobienia niż w innych programach! Jak to możliwe? Dzięki temu, że w Nozbe korzystam z dwóch list. Jeśli coś mam zrobić dzisiaj znajduję to w kalendarzu pod dzisiejszą datą. Cała reszta zadań do zrobienia w najbliższej wolnej chwili jest w liście „next actions”. Zadania te nie mają daty, a jedynie gwiazdkę.
Do pełni szczęścia brakuje mi możliwości logowania czasu oraz robienia w komentarzach linków do innych zadań jak w ToDoList. Czasami lubię sprawdzić ile rzeczywiście czasu zajmuje mi dane zadanie. Oczywiście da się to zrobić zwykłym stoperem i dodatkowym komentarzem.
Podsumowując Nozbe pozostanie na jakiś czas moim głównym narzędziem GTD. Przynajmniej dopóki nie przyjdzie mi do głowy spróbować czegoś innego lub ToDoList na androida dorówna jego wersji na Windowsie. Tak czy inaczej jeśli są to twoje początki z listami todo to zdecydowanie polecam tą aplikacje. W ciągu kilkunastu minut od zainstalowania będziesz w stanie poruszać się po programie i korzystać z funkcjonalności prawdziwego GTD

3 DGT GTD

listytodo_tdg_gtd
Pomimo fatalnej nazwy, jest to kolejna świetna aplikacja. Natrafiłem na nią zupełnie przypadkiem ponieważ jest to jedyna sensowna opcja synchronizacji Toodledo z Androidem. Natywna aplikacja Toodledo jest beznadziejna, za to DGT GTD jest rewelacyjna. Jest to jak do tej pory najlepsze połączenie prostoty i funkcjonalności. Aplikacja ma niemal wszystko co tylko zwolennik systemu GTD może sobie zażyczyć: tagi, konteksty, nieograniczoną hierarchię zadań, cele, inbox, gorąca lista. Oprócz standardowych projektów aplikacja oferuje także bardzo przydatne listy.
Kiedy używałem Toodledo i synchronizowałem zadania do DGT GTD na Androidzie, często musiałem ograniczać się funkcjonalnością Toodledo w korzystaniu z wielu funkcji. Dlatego też nigdy nie poznałem wszystkich możliwości tej aplikacji.
Jej zasadniczą wadą jest to, że jest dostępna tylko na jedną platformę. Dla kogoś takiego jak ja, któremu najlepiej pracuje się przy tradycyjnej klawiaturze to niestety jest dyskwalifikujące. Synchronizacja z Toodledo rozwiązuje ten problem, ale wtedy jesteśmy zdani na ograniczenia Toodledo.
DGT GTD używam do dzisiaj jako… listy na zakupy i spisuje się w tej roli świetnie. Aczkolwiek nie jest moim zamiarem umniejszanie funkcjonalności tej aplikacji, ponieważ odwalono przy niej kawał dobrej roboty.
Program jest nadal w wersji alpha i coś długo trwają prace nad wersją beta, która, jak obiecują autorzy, ma być całkowicie nową aplikacją. Z pewnością będę śledził wydanie wersji beta, i zainstaluję ją sobie w celu przetestowania.

4 Toodledo
listytodo_Toodledo
Korzystałem z Toodledo około 1,5 roku i sprawowało się bardzo dobrze. Jest to aplikacja oparta na interfejsie www. Natywna wersja na androida jest bardzo uboga, ale jak już pisałem korzystanie z DGT GTD rozwiązuje problem.
Aplikacja ma dużo funkcji. Jej dużą zaletą jest możliwość konfiguracji wyglądu, wybór widocznych kolumn, ich kolejność, różne algorytmy sortowania, wyszukiwania itp.
Widok listy zadań aż się prosi o strukturę drzewa. To co w Nozbe jest zbyteczne, tutaj wydawało mi się nieodzowne, ale może to było tylko moje wrażenie ponieważ układ zadań wierszami i kolumnami nieco przypomina ten z ToDoList, ale z dużymi ograniczeniami w stosunku do niej.
Świetna funkcja Toodledo, której nie znalazłem nigdzie indziej (szczątkowo istnieje w DGT GTD) to możliwość ustawiania deadline’ów z opcjami: due by, due on, due after, due optionally on. Dzięki tej funkcjonalności możemy naprawdę dobrze zapanować nad terminami wykonania zadań. Szczególnie funkcja optionally on jest pomocna. Zadania tak oznaczone wyświetlają się w widoku do zrobienia na dzisiaj, ale jeśli nie uda się ich zrobić, automatycznie zmieniają datę na kolejny dzień.
Toodledo ma możliwość rozbijania zadań na podzadania i to jest maksymalny poziom hierarchizacji. Nie ma czegoś takiego jak projekt, ale można zastąpić je folderami.
Ostatecznie pożegnałem się z Toodledo kiedy jej autorzy poszli w kierunku, który mi nie odpowiadał. Zamiast poszerzać funkcjonalność i polepszać wygląd listy zadań, zaczęto dodawać zakładki, takie jak „notes”, „outlines”, „lists”. Pozycji na tych kolejnych listach nie da się łączyć z zadaniami. Outlines da się hierarchizować, ale co z tego skoro żeby na ich podstawie zacząć działać, należy i tak przepisywać poszczególne zadania do zakładki „tasks”.
Polecam tą aplikację jeśli ktoś bardziej poszukuje bardzo rozbudowanej listy todo, z możliwą, ale trochę kłopotliwą implementacją GTD.

Reklamy

Skomentuj

Wprowadź swoje dane lub kliknij jedną z tych ikon, aby się zalogować:

Logo WordPress.com

Komentujesz korzystając z konta WordPress.com. Wyloguj / Zmień )

Zdjęcie z Twittera

Komentujesz korzystając z konta Twitter. Wyloguj / Zmień )

Zdjęcie na Facebooku

Komentujesz korzystając z konta Facebook. Wyloguj / Zmień )

Zdjęcie na Google+

Komentujesz korzystając z konta Google+. Wyloguj / Zmień )

Connecting to %s